德德家居客服部办公室,格子间密密麻麻,电话铃声、键盘敲击声混在一起,奥奥抱着文件夹快步走进来,刚放下东西,前台小妹就跑了过来
前台小妹:奥奥主管,不好了!李总在会议室等着呢,脸色特别差,还让你把上周的售后投诉报表带上,说是要查岗。
奥奥:慌什么?投诉报表我昨天就整理好了,他要查就查。对了,昨天让你们统计的安装师傅反馈,都交上来了吗?
前台小妹:就差小张了,他说昨天忙到半夜,今早还没来得及整理。奥奥主管,李总这次不会是来问责的吧?上周那个定制衣柜投诉,客户闹到总部了。
奥奥:问责也轮不到你慌,我去会议室。你去催小张,十分钟后,报表必须放我桌上,少一个数据,这个月绩效扣他五十。
前台小妹:好嘞好嘞,我这就去。
(奥奥拿起报表,理了理衬衫领口,走向会议室。推开门,销售部主管老周、生产部主管老王,还有总经理李总,三个人脸色都阴沉得可怕,会议室里的空气像凝固了一样)
李总:奥奥,你来了。坐。
奥奥:李总,周主管,王主管。这是上周的售后投诉报表,所有投诉明细、处理进度都在上面,签字页我放在最后了。
(李总没接报表,手指在桌上敲了敲,声音冰冷)
李总:我不用看报表,我就问你,上周那个定制衣柜的投诉,为什么拖到客户闹到总部才处理?客户说,你们客服部接了电话,三天没人回,是不是真的?
奥奥:不是没人回,是我们联系了生产部,王主管那边说,定制衣柜的尺寸误差是原材料问题,需要重新下料,让我们跟客户解释,等七天。我让客服每天给客户回电话说明进度,但客户不接受,说我们推诿,直接打了总部的投诉电话。
老王:(猛地拍了桌子)奥奥,你别往我身上推!原材料没问题,是你们客服部传达需求的时候,把客户要的尺寸报错了!明明是180,你们写成了170,现在反过来怪生产部?
奥奥:王主管,话不能乱说。客户的订单需求,我们有电子版存档,也有客户的签字确认,尺寸是180,从来没改过。我可以现在把存档调出来,咱们当着李总的面核对。另外,我上周三就把尺寸误差的问题反馈给你了,你说“小事,凑合用就行”,是你拒绝重新生产,才导致客户不满升级,这话,你还记得吗?
老王:你胡说八道!我什么时候说过这话?你们客服部就是一群废物,只会接电话、传消息,出了问题就甩锅给生产部!要不是你们反应慢,客户能闹到总部去?
奥奥:我有没有胡说,查一下我们的聊天记录就知道了。企业微信的消息,我没删,你也没删吧?还有,客户第一次投诉,是上周一下午,我们当天就反馈给了生产部,是你们一直拖着不处理,不是我们反应慢。
老周:(插了一句,语气嘲讽)好了好了,别吵了。奥奥主管,说句实在话,你们客服部本来就是配角,做好服务、背好锅就行了,跟生产部争什么?客户闹到总部,影响的是整个公司的业绩,你们客服部难辞其咎。
奥奥:周主管,我不认同你的话。客服部不是配角,更不是背锅侠。我们是公司和客户之间的桥梁,客户的需求、不满,都是通过我们反馈给公司,我们解决的是客户的问题,不是替其他部门背锅。另外,什么叫配角?配角的本质难道就是血包吗?
老周:不然呢?你以为一个小小的客服主管,能翻起什么浪花?公司的核心是销售和生产,你们客服部,多一个少一个,都不影响大局。奥奥,我劝你还是认清现实,别太把自己当回事,你就是个普通人,做好自己的本职工作,少惹事,比什么都强。
奥奥:我从来没把自己看得多厉害,但我也不认为,普通人就只能忍气吞声、被动背锅。老周,你有没有想过,当一个人能够认识并接受自己是普通人的时候,她已经不普通了。我知道我是个小主管,权力不大,能力也有限,但我不会因为自己是普通人,就放弃自己的原则,更不会让我的下属白白背锅。
李总:(咳嗽了一声,打断两人的争执)够了!现在不是争论谁普通、谁不普通的时候!总部已经给我下了最后通牒,三天之内,必须解决这个投诉,否则,扣除我们部门所有负责人这个月的绩效,还要撤销客服部的年度评优资格。奥奥,这个事,你牵头解决,不管你用什么办法,必须让客户满意。
奥奥:李总,我可以牵头解决,但我有三个条件。第一,生产部必须在两天内,重新生产客户定制的衣柜,保证尺寸无误,原材料合格,王主管必须亲自盯着,出了任何问题,由生产部全权负责。
老王:你做梦!凭什么让我们生产部全权负责?万一还是你们客服部传达有误,我们不就白白受累了?
奥奥:王主管,我刚才说了,客户的订单有电子版存档和签字确认,我们可以当场核对,确认尺寸无误后,你们再生产。如果是你们生产过程中出现问题,自然是你们负责;如果是我们传达有误,我愿意承担所有责任,这个月绩效全扣,我也认。
李总:老王,奥奥说的有道理,你们先核对订单,确认无误后,立刻重新生产,不能再拖延。奥奥,你继续说你的条件。
奥奥:第二,销售部需要配合我们,跟客户道歉。这个客户是周主管手下的销售签的单,当时销售承诺客户,定制衣柜七天内送货安装,结果因为生产延误,拖了十五天,客户才收到货,还出现了尺寸误差,销售有不可推卸的责任。
老周:凭什么让我们销售部道歉?道歉是你们客服部的事,我们销售部只负责签单,后续的送货安装、售后,都跟我们没关系。
奥奥:周主管,客户之所以会投诉,不仅仅是因为尺寸误差,更是因为销售的承诺没有兑现。客户信任我们公司,才会定制我们的产品,结果我们不仅耽误了客户的时间,还出现了质量问题,道歉是应该的。而且,销售配合我们道歉,才能让客户感受到我们的诚意,更容易解决投诉。
李总:老周,你安排一下,让当时签单的销售,跟奥奥一起去见客户,好好道歉。奥奥,第三个条件。
奥奥:第三,我需要公司给客服部增加两名临时客服。这段时间,因为售后投诉增多,我们部门的客服都在加班加点,每个人每天要接几十个电话,还要处理投诉、反馈问题,已经超负荷工作了。增加两名临时客服,才能保证我们能够及时回复客户,避免再出现投诉拖延的情况。
李总:这个没问题,我让人事部今天之内就安排好,临时客服的工资,由公司承担。奥奥,这三个条件,我都答应你,但是我也警告你,三天之内,必须解决这个投诉,要是解决不了,你这个客服主管,也别当了。
奥奥:李总,你放心,我既然敢提条件,就有把握解决问题。三天之内,我一定会让客户满意,撤销投诉。另外,我还有一句话想说,我们遇到的每一个人,对我们都有自己的期望,李总,你期望我解决投诉,保住公司的声誉;王主管,你期望我不追究生产部的责任;周主管,你期望我当好配角,默默背锅。但我们永远可以选择,满足还是不满足,还是有条件地部分满足,这选择,正是个人意志的体现。人,永远都可以做选择,这就是自由。我选择不做被动背锅的配角,选择为我的下属争取公平,选择解决问题,而不是逃避问题。
(李总愣了一下,没说话,老周和老王脸色更加难看)
李总:行了,别说这些大道理了,赶紧去做事。下午三点,我要看到你们核对订单的结果,还有跟客户沟通的初步方案。
奥奥:好的李总,我这就去安排。
(奥奥走出会议室,刚回到客服部,下属小张就拿着报表跑了过来)
小张:奥奥主管,报表做好了,你看一下,有没有问题?
奥奥:(接过报表,快速翻了一遍)没问题,放在我桌上。小张,你跟我来,还有小李,你们两个,跟我一起去生产部,核对客户的定制订单。
小张:好嘞主管。对了主管,刚才我听说,李总发大火了,还要撤你的职,是不是真的?
奥奥:别听别人瞎传,李总只是给我下达了任务,只要我们解决了投诉,就什么事都没有。对了,小李,你把那个定制衣柜客户的电子版订单和签字确认单调出来,打印两份,一份给我,一份给生产部。
小李:好的主管,我这就去打印。
(三人一起走向生产部,生产部的工人都在忙碌,老王坐在办公室里,脸色阴沉)
奥奥:王主管,我们来了,这是客户的定制订单电子版和签字确认单,你看一下,尺寸是180,跟我们之前反馈的一样,没有报错。
(老王接过单据,看了一眼,脸色更加难看,语气也软了下来,但还是嘴硬)
老王:就算尺寸没报错,那也不能全怪我们生产部,原材料那边有时候也会有误差,我们也没办法。
奥奥:王主管,原材料有误差,你们应该提前跟我们反馈,而不是擅自生产,还让我们跟客户解释,让客户等着。你有没有想过,客户定制衣柜,是用来装修房子的,耽误了时间,客户要承担的损失,谁来负责?
小张:就是啊王主管,我们客服部每天接到客户的电话,客户都快把我们骂哭了,我们也很难做啊。你们生产部要是早点重视,也不会闹到今天这个地步。
老王:你一个小客服,也敢教训我?要不是你们客服部反应慢,客户能这么生气吗?
奥奥:王主管,我们当天就把问题反馈给你了,是你不重视,现在反而怪我们反应慢。我不想跟你争论这些,现在最重要的是,赶紧重新生产客户的衣柜,两天内必须做好,否则,我们都没法向李总交代。
老王:两天内做好?不可能!定制衣柜需要下料、打磨、喷漆,最少也要三天,两天内根本做不完。
奥奥:没有不可能,只要你们加个班,合理安排工序,两天内一定能做好。王主管,我知道你为难,但是这个事,已经没有退路了。总部已经下了最后通牒,要是解决不了,我们所有人的绩效都要被扣,甚至可能被辞退。你想想,你在公司做了这么多年,难道愿意因为这件小事,丢了工作吗?
(老王沉默了,手指在桌上敲了敲,神色犹豫)
老王:行,我答应你,两天内做好。但是,我需要增加工人,还要加班,加班费,公司必须承担。
奥奥:这个没问题,我已经跟李总沟通过了,加班费用公司承担,你只管安排生产,有任何问题,随时联系我。另外,我希望你亲自盯着生产过程,保证尺寸无误,原材料合格,不要再出现任何差错。
老王:放心吧,这次不会再出问题了。
奥奥:好,那就辛苦王主管了。小张,小李,我们走,去销售部,找周主管,安排销售跟我们一起去见客户。
(三人离开生产部,走向销售部。销售部里,销售人员都在打电话,老周坐在办公桌前,正在看业绩报表)
奥奥:周主管,我们来了,想跟你说一下,安排当时签单的销售,跟我们一起去见客户,道歉并沟通解决方案。
老周:(头也没抬,语气不耐烦)我都说了,道歉是你们客服部的事,跟我们销售部没关系。我们销售部的人,每天要签单、维护客户,哪有时间跟你们去见一个投诉的客户?
小李:周主管,这个客户是你们销售部签的单,当时销售承诺七天内送货安装,结果拖了十五天,还出现了尺寸误差,你们本来就有责任,道歉也是应该的。
老周:(猛地抬起头,瞪了小李一眼)你算什么东西?这里有你说话的份吗?奥奥,管好你的下属,别让他们在这里撒野。
奥奥:周主管,小李说的是实话,你没必要发脾气。这个客户,要是解决不好,不仅会影响公司的声誉,还会影响你们销售部的业绩,以后谁还敢找你们签单?我已经跟李总沟通过了,李总也同意,让你们销售部配合我们道歉,你要是不配合,出了问题,责任由你承担。
老周:你威胁我?
奥奥:我不是威胁你,我只是在陈述事实。周主管,你有没有听过一句话,认知在合适的时候,就会决定命运。你一直认为,客服部是配角,销售部是核心,所以你看不起客服部,不愿意配合我们的工作。但你有没有想过,没有我们客服部解决售后问题,维护客户关系,你们销售部签再多的单,也留不住客户。
老周:哼,歪理邪说。我在公司做了五年销售主管,签的单比你们客服部处理的投诉还多,我需要你跟我讲认知?
奥奥:那你有没有想过,为什么你做了五年销售主管,还是个主管,没有晋升为销售总监?因为你的认知,限制了你的发展。你只看到了销售的重要性,却忽略了其他部门的价值;你只想着签单,却忽略了客户的感受。就像那些力大无比的野牛,总被体力弱小的狮豹捕杀,从没意识到,牛角远比尖牙利齿厉害,这就是认知的差距。信息差就是认知差,最终会产生命运的差别。你不愿意配合我们,看似是保住了销售部的面子,实际上,是在给自己,给销售部挖坑。
(老周沉默了,脸色一阵青一阵白,显然被奥奥说中了心事)
奥奥:周主管,我再给你一次选择的机会,配合我们,一起去见客户,解决投诉,以后我们客服部,也会全力配合你们销售部的工作,帮你们维护客户,提高客户满意度,让你们签更多的单。如果你还是不配合,那我就只能再去找李总,让李总来做决定。
(老周犹豫了很久,最终松了口气)
老周:行,我答应你。我安排当时签单的销售小吴,跟你们一起去见客户。但是,我丑话说在前面,如果客户还是不依不饶,跟我们销售部没关系,你们自己解决。
奥奥:没问题,只要小吴配合我们道歉,后续的沟通,我们来负责。麻烦周主管,现在就联系小吴,我们下午一点,准时去见客户。
老周:知道了。
(奥奥三人离开销售部,回到客服部,此时,人事部已经安排好了两名临时客服,正在熟悉工作)
临时客服1:奥奥主管,您好,我们是人事部安排来的临时客服,我叫小陈,她叫小赵,以后请您多多指教。
奥奥:你们好,欢迎加入客服部。小陈,你跟着小张,学习如何接客户电话、记录投诉信息;小赵,你跟着小李,学习如何处理售后反馈、跟进投诉进度。现在时间比较紧张,你们尽快熟悉工作,有任何不懂的,随时问小张和小李,他们会教你们。
小陈、小赵:好的主管,谢谢主管。
奥奥:小张,小李,你们辛苦一下,尽快把她们带会,确保我们的工作能够正常开展,不能再出现投诉拖延的情况。
小张、小李:放心吧主管。
(奥奥回到自己的办公桌前,喝了一口水,稍微休息了一下。这时,她的手机响了,是总部的客服经理打来的)
奥奥:喂,王经理,您好。
王经理:奥奥,我是总部的王芳,那个德德家居定制衣柜的投诉,你那边处理得怎么样了?总部这边,已经收到客户的第二次投诉了,客户说,如果再解决不了,他就会向消费者协会投诉,还要在网上曝光我们公司。
奥奥:王经理,实在对不起,让您费心了。我这边已经安排好了,下午一点,我会带着销售和客服,去见客户,道歉并沟通解决方案。生产部那边,也已经答应,两天内重新生产客户的定制衣柜,保证尺寸无误、质量合格。
王经理:奥奥,我知道你为难,但是这个事,必须尽快解决,不能再拖延了。总部对这个投诉非常重视,如果解决不好,不仅你们德德家居的声誉会受到影响,整个集团的声誉,都会受到影响。我给你最后通牒,两天之内,必须让客户撤销投诉,否则,不仅你要被撤职,你们李总,也要受到处分。
奥奥:王经理,您放心,我一定尽力,两天之内,绝对解决问题,不会让总部失望的。
王经理:好,我相信你。但是我也要警告你,别抱着侥幸心理,客户那边,一定要好好沟通,拿出足够的诚意,不能再出现任何差错。如果有任何困难,随时给我打电话。
奥奥:好的王经理,谢谢王经理。
(挂了电话,奥奥的压力更大了,额头渗出了细密的汗珠。小张看到后,走了过来)
小张:主管,你没事吧?是不是总部那边又施压了?
奥奥:没事,就是总部给了最后通牒,两天之内,必须解决投诉,否则,我和李总,都要受到处分。小张,小陈那边,你教得怎么样了?下午我要去见客户,客服部的工作,就要辛苦你多盯着点了。
小张:主管,你放心,小陈学得很快,已经基本掌握了接电话和记录投诉的流程,下午客服部的工作,我一定会盯好,不会出任何问题的。对了主管,你下午去见客户,要不要多带两个人?那个客户脾气很暴躁,上次打电话,把我们客服骂得狗血淋头,我怕你受委屈。
奥奥:不用了,有我、小李,还有销售小吴,三个人就够了。我知道客户脾气暴躁,但是我们只要拿出足够的诚意,好好跟客户沟通,相信客户会理解的。对了,小李,客户的地址和联系方式,你都确认好了吗?下午我们准时出发,不能迟到。
小李:主管,确认好了,客户住在阳光小区12号楼3单元501,联系方式是138XXXX8901,我已经跟客户约好了,下午一点半见面。
奥奥:好的,没问题。小张,客服部的工作,就交给你了,有任何紧急情况,随时给我打电话。
小张:放心吧主管。